09.- PREPARACION DOCUMENTAL

Especialmente dirigido a las Empresas, usuarios y clientes, a utilizar por parte del Departamento o Sección de CONTABILIDAD


CONSEJOS SOBRE LA PREPARACION DOCUMENTAL


NORMAS DE CONTABILIZACION

Con el ánimo de facilitar el Proceso de Datos referente a los documentos aportados por la Empresa para su contabilización conforme al Plan General Contable y las Leyes Fiscales al respecto, a continuación facilitamos una serie de instrucciones ó recomendaciones, a fin de conseguir una adecuada información al Departamento de Contabilidad para el desarrollo de su trabajo en tiempo y forma, a la vez de evitar posibles errores de interpretación, identificación e imputación documental:



Para empezar, distinguiremos dos tipos generalizados de documentos:


1º.- Documentos imputables a los Grupos de Financiación, Inmovilizado y Explotación.
(Grupos 1-2-6-7):

FACTURAS. CONTRATOS. ESCRITURAS. TICKETS Y VALES OFICIALES
(expedidos por máquinas expendedoras autorizadas éstas últimas).

(Se exceptúan los Albaranes, al no ser un documento fiscalmente apto para su imputación como cobro/gasto).

Dentro de éste apartado incluiremos, por correspondencia, las cuentas del Grupo 4: “ Acreedores y Deudores por Operaciones de Tráfico”.

Las del Grupo 3 (Existencias), serán objeto de estudio aparte.

2º.-Documentos imputables al Grupo 5 de las Cuentas de Tráfico:

En general, cualquier movimiento ó documento expedido ó realizado por CAJA ó BANCO, tendente a cancelar el cobro ó pago de los documentos del apartado anterior:

TRANSFERENCIAS. EFECTOS BANCARIOS. RECIBOS. PAGARES Y TALONES. ENTREGAS ó RECEPCIÓN DE EFECTIVO. TRASPASOS. Etc.

Para simplificar contablemente éstas recomendaciones de gestión documental, nos centraremos simplemente en tres Grupos de actuación:
FACTURAS
CAJA
BANCOS

F A C TU R A S

FACTURAS EMITIDAS:

Formalización:

· Naturalmente, las que la Empresa realiza y expide a sus clientes.
· Estas deberán ser identificadas claramente con el Nombre Oficial , CIF ó NIF y dirección.
(El nombre comercial, podrá incluirse si se desea, sin excluir el oficial).
· Obligación Fiscal: Deberán ser correlativas y correspondientes en cuanto a numeración y fechas.(Sin saltos de numeración ). Se pueden expedir con varias series.
Deberán incluir el importe total de la venta ó contraprestación, con el IVA diferenciado.

Contabilización:

· Se contabilizarán TODAS con un número propio de Clientes (430), con abono a la cuenta de explotación del Grupo 7 (VENTAS ó SERVICIOS), y su IVA correspondiente.
· En un principio, en Contabilidad figurará como PENDIENTES de cobro.
· El IVA se incluirá desde principio en el libro oficial y obligatorio de “ REGISTRO DE IVA (Facturas Emitidas).”
· Conveniente que la Empresa las entregue para su contabilización en un dossier ó carpeta
aparte, a ser posible ordenadas por números y fechas.(El Departamento de Contabilidad
no se hace responsable de cualquier salto de numeración).

CONTABILIZADO:

Todos los documentos remitidos para su contabilización, una vez realizado éste, se devolverán a la Empresa con un sellado de CONTABILIZADO. Si en alguno no figurase
así, deberá procederse de nuevo a su envío para su verificación y contabilización, en su caso.


FACTURAS Y GASTOS RECIBIDOS:

Procedimiento de envío:

· En caso de no existir en la Empresa un LIBRO AUXILIAR DE CAJA, es necesario que los documentos correspondientes a facturas y gastos se agrupen en dos apartados:

A).- FACTURAS POR BANCO.

B).- FACTURAS POR CAJA

Facturas a pagar por BANCO:

· Deberán enviarse facturas originales. De existir copias, se recomienda se “cosan” a los
originales para evitar su duplicidad contable. Los albaranes no son válidos fiscalmente, por lo que se recomienda no sean aceptados. No obstante, se contabilizará si la Empresa los envía, eludiendo nuestra responsabilidad.

Desde un principio serán contabilizadas como PENDIENTES DE PAGO, con un número
propio de Proveedor ó Acreedor. (Grupo 400-410), con cargo a una cuenta de explotación,
con su IVA en la cuenta de ésta.

Si la Empresa desea una cuenta ó subcuenta específica de Explotación (distinta ó ampliada
con respecto al PGC), así lo deberá señalar. De no señalar nada, nos atendremos a la propia naturaleza del cargo.

En los casos en que ya se hubiese realizado su pago (Talón o transferencia), es aconsejable
se incluyan los datos correspondientes (No absolutamente necesario).

CONTABILIZADO :

Todos los documentos serán sellados con un “CONTABILIZADO”. Si algún documento no fuese así por cualquier causa, la Empresa deberá proceder de nuevo a su envío, para su verificación y contabilización, en su caso.

IMPORTANTE:

Si alguna de éstas facturas, una vez contabilizadas y devueltas a la Empresa, después resultase pagada por CAJA, deberá enviarse nuevamente con una observación expresa
para un doble sellado de CONTABILIZACION. También podría enviarse una NOTA
haciendo constar tal circunstancia con los datos de la factura (igualmente para su sellado).

ARCHIVO:

Todas las facturas y gastos recibidos deberán estar archivados en un mismo Archivador por orden de fechas (Obligación Fiscal).
( Podría haber otro archivador aparte para Facturas y Gastos pagados por CAJA. Aún cuando Hacienda no menciona éste detalle, viene siendo una práctica habitual en muchas Empresas, especialmente en Medianas y Grandes).
Hecha ésta observación, como es lógico, dejamos al propio criterio de la Empresa su
Organización Administrativa.



FACTURAS Y GASTOS PAGADOS POR CAJA:
(Deberán enviarse en dossier ó carpetilla aparte de las anteriores facturas)

· Se supone que corresponden a compras y servicios de pequeño importe. Por tal motivo,
salvo mención expresa de la Empresa, se cargarán directamente a una cuenta de Gastos,
sin hacerlas “pasar” por una cuenta acreedora.

· Se exceptúan aquellos Proveedores ó Acreedores que se presuman puedan superar los
3.005 euros (500.000 Ptas) anuales, a efectos de su inclusión en la Relación Anual con
Terceros (Mod.347), en cuyo caso se emplearía una cuenta Acreedora.

· Para aquellos gastos menores (locomoción, taxis, parking, gasolina, restaurantes, etc.),
si la Empresa lo desea, los puede agrupar por tipos diferentes de IVA y conceptos, dentro del mismo mes.

En los casos de turismos de empresa, el consumo y gastos de los mismo, el cargo de IVA, el 50% no es deducible fiscalmente, si así lo quiere señalar el cliente. (Art.95.Tres.2ª).

· Estas facturas y gastos pueden archivarse independientemente en un Archivo de CAJA,
aunque se recomienda, si no son muchas, se haga en el archivo general de FACURAS
Y GASTOS RECIBIDOS (PROVEEDORES), a efectos de facilitar una ordenación numérica conforme al REGISTRO DE IVA, así como una posible inspección de Hacienda
(No es obligatorio fiscalmente, pero abrevia los trámites de inspección).

IMPORTANTE:

· Hemos de señalar, que, en cuanto a su formalización, se extreme el cuidado en la recepción de éstas facturas ó gastos de pequeño importe, ya que Hacienda no los admite como deducción fiscal si no se ajustan a las normas de IVA (Identificación fiscal y desglose del IVA, principalmente). Los ticket y cualquier recibo expedido por maquinas expendedoras autorizadas no son válidos a efectos fiscales, aún cuando figure el Nombre, CIF, desglose ó mención de “IVA incluido”, del expendedor. Tienen que ser necesariamente, aparte de éstos detalles, identificar al receptor.
· Igualmente, los albaranes que expiden muchos establecimientos minoritarios, si no constan como VENTA CONTADO, con el nombre, CIF e importe de IVA aparte, e identificación del receptor, no son válidos igualmente a efectos fiscales. (Tienen obligación de emitir factura si así se les solicita).

Hecha ésta observación, por nuestra parte contabilizaremos todo tipo de justificante de
gastos que nos envíe la Empresa, eludiendo nuestra responsabilidad, en éstos casos.


CONTABILIZADO:

· Todos los documentos de facturas y gastos, una vez procesados, serán devueltos a la Empresa con un sello de “CONTABILIZADO”. Si alguno se omitiese, deberá procederse
nuevamente a su envío, para su verificación, y en su caso contabilización.


C A J A

El oficial LIBRO AUXILIAR DE CAJA , habitualmente viene siendo sustituido por el propio Proceso de Datos, dentro de las cuentas de MAYOR de la Contabilidad.

No obstante, para un mejor control, verificación y contabilización de todos los cobros y pagos realizados a través de la CAJA, recomendamos que la Empresa lleve su propio
LIBRO AUXILIAR DE CAJA, para lo cuál aconsejamos las siguientes normas, por lo que respecta a nuestro Proceso de Datos:

1º.- Si es posible, recomendamos cualquiera de los muchos Libros de CAJA que existen en
el mercado, debidamente encuadernados. Rayados con DEBE-HABER-SALDO.

2º.-. En éste libro, por orden de fechas, deberán anotarse todas las operaciones que se realicen, tanto de cobro como de pagos.

3º.- No deberán existir renglones en blanco, ni tachaduras.

4º.- Los justificantes de cobros y pagos, deberán sentarse en la misma fecha al que conste en su emisión. Si se realizase alguno con la fecha pasada , bien por olvido ó extravío, se contabilizará tan pronto como se pueda, haciendo constar en el asiento la fecha de emisión real.

5º.- Podrán agruparse en un solo asiento resumen global, facturas recibidas en una misma fecha:

Art. 64.5 del Reglamento IVA. Libro registro de facturas recibidas:

" Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha , en el que se hará constar los números de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible, y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto, Impuesto sobre el Valor Añadido no inluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido".

(Esta práctica se utiliza normalmente en los gastos menores satisfechos por Caja, en empresas de cierta entidad, (locomoción, taxis, gasolina, compras o gastos menores, y cualquier otro de tipo similar), en donde, como es lógico, se presuma no supere los 3.005 euros año, por acreedor, a efectos de su inclusión en el Mod.347. Todo ello, en lo referente únicamente al Registro de Facturas. Contablemente, se pueden realizar asientos por dias completos, por conceptos y tipos de IVA diferentes, siempre y cuando, el detalle conste en un Libro auxiliar).

6º.- El saldo de la CAJA nunca deberá ser negativo. (Para los casos en que el Cajero efectúe pagos de su propio “bolsillo”, caso frecuente en que éste y el dueño de la Empresa es la misma persona), deberá previamente efectuar un asiento de ingreso de efectivo, con abono a “PRESTAMO PROVISIONAL”, “APORTACIÓN SOCIO”, etc.

7º.- Los talones recibidos de Clientes correspondientes al cobro de facturas, pueden ser ingresados en CAJA, con posterior salida con cargo al BANCO. No aconsejamos ésta
practica ya que para la Pequeña Empresa no es operativa, al ser éste tipo de CAJA muy
“personal”. (Esta práctica en realidad, la usa la Mediana y Gran Empresa, en donde existen
diversas CAJAS descentralizadas, con BANCOS centralizados ó fuera de su localidad. En éstos casos suelen emplear relaciones aparte de “Envío de Remesas”, a fin de no mezclar efectivos con documentos).

8º.- En caso de COBRO ó PAGO de facturas de Clientes ó Proveedor , ya contabilizada
con anterioridad, se podrá emplear dos procedimientos:

8.1.- Adjuntar un copia de la factura afectada, como justificante.
8.2.- Adjuntar un nota de CAJA, con especificación del nombre, número e importe.

Procedimiento de envío:

La Empresa deberá enviar para su contabilización, fotocopia de cada hoja del LIBRO AUXILIAR DE CAJA, así como los justificantes correspondientes, en el mismo orden éstos en que hayan sido sentados en el Diario.

Contabilización:

Por parte de Proceso de Datos, aparte de verificar los justificantes con los asientos correspondientes, procederá a su contabilización con cargo directo a las cuentas de
GASTOS, dado el pequeño importe con que es habitual efectuar por CAJA.

En los casos de cobros/pagos de facturas con cuenta propia, como es lógico, se cargará/abonará en la misma.

Igualmente, cuando se presuma que el gasto puede corresponder a un Proveedor ó
Acreedor superior a 3.005 euros anuales, se anotará en la cuenta propia que corresponda,
a efectos de la “Declaración Anual de Terceros” (Mod.347).

Todos los justificantes, una vez contabilizados, serán devueltos a la Empresa, con un sello
de “CONTABILIZADO”. Quedará en poder de Proceso de Datos las fotocopias del Libro
Auxiliar de Caja, ante un posible caso de verificación posterior.


B A N C O S

Algunas Pequeñas Empresas, aparte de llevar su propio LIBRO DE CAJA, suelen llevar
también el correspondiente LIBRO DE BANCOS.

Este libro, salvo que se quiera llevar un perfecto y exacto control de los saldos bancarios, no es totalmente necesario, ya que , ó bien a través de Internet ó bien a través de una petición casi diaria al Banco, la Empresa conoce en cada momento los saldos correspondientes.

No obstante, la contabilización puntual y exacta del movimiento bancario es totalmente
necesaria a efectos de control, información y situación de las cuentas de MAYOR, tanto
de Proveedores ó Acreedores, como de Clientes.

A tal efecto y para conseguir éste fin, a continuación exponemos una serie de recomenda-
ciones para la contabilización de los movimientos bancarios:

1º.- Este Departamento de Contabilidad, viene realizando la contabilización de los Bancos
a medida de la recepción de los correspondientes Extractos, en el mismo orden en que aparecen los movimientos en los mismos. (Con ésta medida ó sistema, ahorramos las correspondientes conciliaciones, ya que , por cada asiento se comprueba el saldo corres-
pondiente).

En consecuencia, es necesario recabar de los Bancos el envío rápido y puntual de los
Extractos correspondientes.

2º.- Naturalmente, la identificación de los asientos bancarios, según aparece en los extractos
no siempre es totalmente precisa como para conocer su naturaleza, origen ó destino.

En consecuencia, es totalmente necesario que los justificantes que envía el Banco sean
adjuntados a los correspondientes extractos, en el mismo orden en que aparecen en los mismos.

Si a pesar de ello, los justificantes, en algunos casos, no son totalmente explícitos para conocer la naturaleza, origen ó destino del cargo/abono, la Empresa deberá añadir en los
mismo las aclaraciones o información que corresponda. (Nombre del Cliente/Proveedor,
número de factura, etc.).

2.1.- Cuando se trata de Pagarés ó Talones, en el extracto solamente aparece un número que
nada aclara a la Contabilidad. Para conocer el destinatario de éstos documentos, es necesario
que la Empresa facilite fotocopia de la matriz del talonario.
2.2.- En la matriz del talonario, aún cuando sea al portador, deberá aparecer el nombre oficial del Proveedor ó Acreedor de que se trate, y nunca, en su lugar, conceptos ambiguos desconocidos para la Contabilidad. (Aunque éstos se podrán añadir a continuación del nombre).

3º.- Si algunos de los asientos del extracto carece de justificante ó información suficiente, bien por extravío o bien por falta de envío del Banco, la Empresa deberá informar en el propio extracto o en nota anexa la información correspondiente.


4º.- CARGOS VISA/TARJETA:

En los extractos correspondientes los GASTOS por VISA ó TARJETA suelen aparecer en dos formas:

4.1.- Un asiento unitario por amortización de VISA, correspondiente a un detalle aparte.
4,2.- Un asiento por cada cargo ó gasto (sin especificar detalle)

En el primer caso, en el detalle de la cuenta de VISA aparecen los cargos unitariamente, con
sus fechas y conceptos (Nombre del Proveedor), y en la mayoría de los casos, es suficiente.

En el segundo caso, en el extracto aparece cargo por cargo, sin más detalle.

En consecuencia pues, para una exacta y eficaz contabilización, es necesario que las facturas
y gastos efectuados por VISA ó TARJETA, sean siempre remitidos junto con el ticket
correspondiente, anexos al extracto o bien al detalle de la cuenta de VISA.(Según Bancos).

5º.- En los casos en que se reciban justificantes antes que los extractos correspondientes,
éste Departamento de Contabilidad, a petición de la Empresa, podrá efectuar de la siguiente
forma:

5.1.- Devolución de los justificantes, sin contabilizar, para que sean nuevamente enviados junto con los extractos cuando se reciban; ó bien
5.2.- Contabilizarlos con cargo a una cuenta transitoria.

6º.- Todos los extractos serán devueltos a la Empresa con el sello de “CONTABILIZADO”.